گردش کار گروه واژه‌گزینی
مقدمه
گروه واژهگزینى از جمله گروه‌های فرهنگستان زبان و ادب فارسى است كه از بدو تأسیس این فرهنگستان تشكیل شد و در سال ۱۳۷۴ با عدهٔ انگشت‌شماری پژوهشگر، فعالیت جدی خود را برای یافتن معادل‌های فارسی در برابر واژههای بیگانه آغاز کرد. این گروه پس از تدوین ضوابط کار واژه‌گزینی (نک اصول و ضوابط واژه‌گزینی، ویرایش ۳، ۱۳۸۸)، بررسی و معادل‌یابی واژه‌ها را در حوزهٔ واژههای عمومی آغاز کرد که حاصل آن در دو جزوهٔ واژههای عمومی به تأیید رئیس‌جمهور وقت رسید و به همهٔ مؤسسات دولتی ابلاغ شد. در اواخر سال ۱۳۷۵تلاش گروه واژه‌گزینی براى راهاندازى گروه‌هاى واژه‌گزینی تخصصی از طریق همكارى با فرهنگستان علوم و سپس فرهنگستان علومپزشكى و در سال‌هاى بعد فرهنگستان هنر و مراكز تحقیقاتى و علمى فعال آغاز شد و گروه‌هاى واژهگزینى تخصصى متشكل از استادان و صاحب‌نظران رشتههاى گوناگون با نظارت فرهنگستان زبان و ادب فارسى و حضور پژوهشگران گروه واژهگزینى فرهنگستان به واژهگزینى براى واژههاى تخصصى پرداختند که حدود بیست‌هزار واژهٔ مصوب در نزدیک به پنجاه رشتهٔ علمی نتیجهٔ این فعالیت است.
در طی سال‌های اولیهٔ گسترش فعالیت گروه‌های واژه‌گزینی تخصصی و به تبع آن، تشکیل هیئت‌های مشاوره‌ای و نظارتی چون شوراهای هماهنگی و هیئت فنی و نیز نظم‌یافتن مراحل کار، گردش کار در گروه واژه‌گزینی در نموداری ثبت شد تا روند کار برای کلیهٔ گروه‌های واژه‌گزینی تخصصی، که با فرهنگستان همکاری می‌کنند، روشن شود.
گردش کار
کار واژه‌گزینی در سیزده مرحله انجام میشود که در نمودار پیوست آمده و شرح هر مرحله در ادامه خواهد آمد.
مرحلهٔ اول: این مرحله شامل تشكیل گروه تخصصی و تهیهٔ پیكرهٔ واژگانى رشتهٔ تخصصى است. گروه بر اساس مقررات مورد نظر گروه واژه‌گزینی تشکیل میشود و پس از آشنایی اولیه با شیوهٔ کار، تهیهٔ پیکرهٔ واژگانی خود را آغاز می‌کند. برای این کار، واژههای بیگانهٔ خاص آن رشته از منابعى چون واژهنامهها و فرهنگ‌ها و كتاب‌هاى درسى و نشریات تخصصى استخراج مى‌شود. سپس اعضاى گروه با توجه به اولویت‌هاى موردنظر فرهنگستان (رک راهنمای تعیین اولویت در واژه‌گزینی، ۱۳۷۷) واژه‌ها را دستهبندى مىكنند. ازآنجاکه هدف واژه‌گزینی استانداردسازی واژه‌ها و مفاهیم است، داده‌های لازم دربارهٔ هر واژه و مفهوم آن در کاربرگهٔ آن واژه گردآوری و ثبت میشود (رک آشنایی با ساختار کاربرگه، ویرایش ۲، ۱۳۸۸).
با تکمیل اولیهٔ کاربرگه‌ها، می‌توان آنها را در جلسات گروه تخصصى مطرح و برای واژه‌ها معادلگزینى کرد. اعضاى گروه پس از مطالعه و بررسی اطلاعات و بحث و گفتگو، معادلی در مقابل واژهٔ بیگانه انتخاب می‌کنند. واژه‌هایی که به این ترتیب معادلگزینى شده است به شوراى هماهنگى تخصصى مربوط ارسال مى‌شود.
مرحلهٔ دوم: واژه‌ها به ترتیبى كه در نوبت طرح در شوراى واژهگزینى قرار دارند در شوراهاى هماهنگى مربوط مطرح مىشوند. اعضاى هر شورا رؤسا یا اعضاى گروه‌هاى تخصصى هستند و تلاش می‌کنند برای مفاهیم مشترک در حوزه‌های مختلف به توافق نظر دست یابند. پس از اظهار نظر شوراى هماهنگى، واژه‌ها براى بررسى مجدد به گروه ارسال مى‌شود.
مرحلهٔ سوم: اعضاى گروه مجدداً واژه‌ها را بررسى مىكنند و تا حد امكان با نظر شوراى هماهنگى تطبیق مىدهند. چنانچه دربارهٔ برخى واژه‌ها با شورا توافق نداشته باشند و نتوانند شورا را قانع کنند، موقتاً آنها را از دستهٔ واژه‌ها خارج مىكنند تا آنها را دقیق‌تر بررسی کنند. سپس واژه‌ها به هیئت فنى عرضه مى‌شود.
مرحلهٔ چهارم: هیئت فنى متشكل از معاون و مشاوران گروه است که كاربرگه‌ها را از جنبه‌های مختلف زبان‌شناختی مطالعه مىكند. در صورت وجود اشکال در اطلاعات كاربرگه، ساختار آنها و معادل پیشنهادى، از گروه تقاضا مى‌شود كه واژه را دوباره بررسى و اشكالات آن را رفع کند. این دسته واژه‌ها با حضور نمایندهٔ فرهنگستان بررسى مى‌شود و تذكرات لازم از طریق نماینده به اطلاع گروه مىرسد.
مرحلهٔ پنجم: گروه نظر هیئت فنى را بررسى مىكند و پس از انجام اصلاحات لازم، واژه‌ها در مجموعه‌ای به شوراى واژهگزینى عرضه مى‌شود.
مرحلهٔ ششم: شوراى واژهگزینى واژه‌ها را با حضور چند تن از متخصصان گروه و نمایندهٔ فرهنگستان در آن گروه بررسى مىكند. این شورا به مفهوم و ساخت واژهٔ مورد نظر توجه دارد و با تذكرات اصلاحى خود گروه را راهنمایى مىنماید. چنانچه واژهٔ پیشنهادى گروه به لحاظى متناسب با مفهوم مورد نظر نباشد، شورا پیشنهاد یا پیشنهادهایى ارائه مىكند و به گروه فرصت می‌دهد تا آنها را در جلسات خود مطرح كند و نظر اعضاى گروه را در جلسات بعدی شورا اعلام نماید. این شورا پس از تصویب مقدماتى واژه‌ها، آنها را به گروه ارجاع مىدهد تا براى مراحل بعدى آماده شود.
مرحلهٔ هفتم: گروه نظرها و اصلاحات شوراى واژهگزینى را بررسى و اعمال مىكند و تعریف‌ها را بازبینى و نسخهٔ نهایی را آماده می‌كند و به مدیریت گروه واژه‌گزینی تحویل می‌دهد.
مرحلهٔ هشتم: مدیریت گروه مجموعهٔ مصوبات شورای واژه‌گزینی را به شوراى فرهنگستان عرضه می‌کند. این شورا پس از ملاحظهٔ آنها، مدتزمان آزمایشى بودن کاربرد واژه‌ها را تعیین مىكند. این واژه‌ها براى رئیس جمهور، كه ریاست عالیهٔ فرهنگستان‌ها را بر عهده دارد، ارسال مى‌شود تا پس از تأیید ایشان صورت قانونى به خود گیرد.
مرحلهٔ نهم: رئیس جمهور نظر خود را دربارهٔ واژه‌ها به فرهنگستان اعلام مىكند.
مرحلهٔ دهم: پس از تأیید رئیس جمهور، مجموعهٔ واژه‌ها از طریق دفتر ایشان، براى مدتزمان تعیینشده به همهٔ مؤسسات دولتى ابلاغ میشود. واحد تدوین گروه واژه‌گزینی کار آماده‌سازی کتابچه‌های هر رشته را انجام می‌دهد. این کتابچه‌ها براى اطلاع مراكز مربوط به‌صورت جداگانه ارسال و برای عموم نیز در فروشگاه كتاب فرهنگستان عرضه مى‌شود. در پایان هر سال، مجموعهٔ کتابچه‌های منتشرشده در یک مجلد با عنوان فرهنگ واژههای مصوب منتشر میشود.
مراحل یازدهم و دوازدهم: در طول مدتى كه براى كاربرد آزمایشى این واژه‌ها تعیین شده است، نظرهاى متخصصان و اهل علم و ادب گردآورى مى‌شود و در صورت نیاز به تجدید نظر، واژه‌ها مجدداً در گروه واژهگزینى بررسى و نتیجه به مدیریت گروه واژه‌گزینی اعلام میشود. مجموعهٔ بررسی‌شده پس از طرح در شوراى فرهنگستان به تصویب نهایى مىرسد.
مرحلهٔ سیزدهم: پس از طی مراحلی مشابه مراحل نهم و دهم، کتابچهٔ واژههای مصوب تهیه و منتشر میشود.
نمودار گردش کار گروه واژه‌گزینی
آشنایی با ساختار کاربرگه
مقدمه
علم واژه‌شناسی که در سال‌های اولیهٔ پس از جنگ جهانی اول به دنیا معرفی شد، حوزه‌ای میان‌رشته‌ای و فرارشته‌ای است که رکن اصلی آن مفهوم است. این علم به رابطهٔ میان مفهوم و شیء و صورت‌های نمایش مفهوم، مانند واژه و نماد می‌پردازد و هدف آن سازمان‌دهی و انتقال دانش است. مجموعه‌فعالیت‌هایی که بر اساس پژوهش‌های واژه‌شناختی و با هدف استانداردسازی مفاهیم و واژه‌ها انجام میشود”واژه‌گزینی” نامیده میشود. با توجه به تفوق زبان انگلیسی در عرصه‌های علمی و فنی، در بسیاری از زبان‌های غیرانگلیسی دنیا، بخش مهمی از کار واژه‌گزینی به امر معادل‌یابی و معادل‌سازی برای واژههای بیگانه اختصاص می‌یابد و کار استانداردسازی به تعیین و تثبیت معادل‌ها تعمیم یافته است. ساخت یا انتخاب معادل برای هر واژهٔ بیگانه یا انتخاب واژه‌ای فارسی برای بیان یک مفهوم بدون بررسی اطلاعات زبان‌شناختی، واژه‌شناختی و علمی مربوط به آن منجر به بروز مشکلات دامنه‌داری میشود ؛ از جملهٔ این مشکلات بروز اغتشاش در زبان علم و عدم کاربرد معادل انتخاب‌شده است.
گروه واژه‌گزینی فرهنگستان در سال 1374، برای کمک به رشد زبان فارسی و همگام کردن آن با علم روز، کار بررسی واژههای بیگانه را براساس اصول علمی واژه‌شناسی آغاز كرد. در گام نخست این طرح، نتیجهٔ تحقیقی در زمینهٔ واژههای بیگانهٔ عمومی در اختیار گروه قرار گرفت. در این تحقیق، واژههای بیگانهٔ به‌کاررفته در مطبوعات عمومی کشور در مدت سه ماه استخراج، گردآوری و بر مبنای بسامد فهرست‌بندی شده بود. پس از بررسی این فهرست‌ها و انتخاب واژه‌هایی که معادل‌یابی برای آنها لازم بود، با راهنمایی تنی چند از متخصصان، گردآوری كلیهٔ اطلاعات مربوط به واژه‌ها در پرونده‌ای اطلاعاتی، که “کاربرگه” نامیده شد، آغاز شد. شکل و محتوای کاربرگه در مدت کمتر از ده سال تغییرات زیادی کرد تا پرمحتواتر و کاراتر شود. پیش از آغاز سال كاری گروه واژه‌گزینی، هر سال كلیهٔ پیشنهادها دربارهٔ حذف بخش‌هایی از كاربرگه یا افزودن قسمت‌هایی به آن، مطالعه و پس از دستیابی به توافق جمعی، برای بررسی و تأیید به ریاست گروه و شورای واژه‌گزینی تقدیم می‌شد.
در شکل اولیهٔ کاربرگه، اطلاعات مختصری دربارهٔ واژه و معانی و معادل‌های آن ذکر و به پیوست آن، رونوشت مدخل مربوط از فرهنگ‌های عمومی معتبر یك و دو زبانهٔ انگلیسی و آمریكایی، فرانسوی، آلمانی، عربی، اردو و فارسی تهیه و بر برگه‌هایی الصاق می‌شد. با اعمال تغییراتی در کاربرگه و افزایش اقلام اطلاعاتی آن، اولین مجموعه‌واژه‌های عمومی در کاربرگه‌هایی با این اطلاعات به شورای فرهنگستان عرضه شد: ضبط فارسی و ضبط اصلی واژهٔ بیگانه، تعریف یا معنی رایج آن در زبان فارسی، هویت دستوری واژه و شاهد مثال کاربرد آن در زبان فارسی. بر اساس تحقیقی که ذکر آن آمد، دامنهٔ کاربرد واژه در زبان فارسی، با سه معیار محدود، متوسط و گسترده نیز درج می‌شد. در قسمت حوزهٔ کاربرد مشخص می‌شد که واژهٔ عمومی ذکرشده در واقع به کدام حوزهٔ علمی یا فنی یا هنری تعلق دارد. ترکیبات و مشتقات از جمله اطلاعات جدید دیگری بود که به کاربرگه افزوده شد. بررسی ترکیبات و مشتقات واژه در امر معادل‌گزینی اهمیت زیادی دارد، زیرا معادل باید به‌گونه‌ای انتخاب یا ساخته شود که قابل تصریف باشد و بتوان مشتقات و ترکیبات آن را در زبان فارسی ساخت (رک بند ۲.۶ اصول و ضوابط واژه‌گزینی، ویرایش ۳، ۱۳۸۸). نتیجهٔ بحث و تصمیم‌گیری شورای واژه‌گزینی دربارهٔ واژه در قسمت مصوب گروه درج می‌شد و شورای فرهنگستان می‌توانست بر مبنای اطلاعات کاربرگه و با توجه به نظر شورای واژه‌گزینی، تصمیم نهایی را در مورد معادل فارسی اتخاذ کند. البته پس از تفویض اختیار تصویب واژه‌ها از شورای فرهنگستان به شورای واژه‌گزینی، این مرحله در سال‌های بعد حذف شد. در کاربرگه سابقهٔ واژهٔ مصوب نیز ذکر می‌شد تا مشخص شود که از میان معادل‌های موجود انتخاب شده و برگزیده است یا آنکه در فرهنگستان ساخته‌شده و برساخته است. این قسمت در کاربرگه‌های بعدی به سه مقوله افزایش یافت (نمونهٔ کاربرگه).
در سال ۱۳۷۶ با پیشرفت كار و بررسی نقاط قوت و ضعف این شیوه، بررسی فعالیت‌ها و پرونده‌های مشابه در زبان‌های اروپایی، مطالعهٔ متون استاندارد بین‌المللی مربوط به واژه‌گزینی و نیز با راهنمایی‌های صاحب‌نظران، هم‌زمان با شروع بررسی واژههای بیگانهٔ تخصصی، کاربرگهٔ واژه‌گزینی به‌صورت دقیق‌تری درآمد و در دورهٔ دوم تغییراتی در آن انجام شد: همراه با مدخل اصلی، برای مترادف(های) واژهٔ بیگانه و نام‌های اختصاری، علمی، تجاری و نماد آن قسمت‌هایی تنظیم شد. علاوه بر تعریف واژه، درج نام مرجع تعریف نیز الزامی شد تا مشخص شود واژهٔ بررسی‌شده از کدام منبع تخصصی استخراج شده‌است. معادل‌های به‌کاررفته در زبان فارسی هم که در کاربرگه‌های اولیهٔ واژههای عمومی ذکر می‌شد، در این کاربرگه مجددأ آورده شد. نظر گروه واژه‌گزینی تخصصی نیز، که کاربرگه را تهیه می‌کرد، به‌عنوان معادل پیشنهادی گروه ثبت می‌شد (نمونهٔ کاربرگه).
یک‌سال بعد، در کاربرگه تغییراتی صوری و محتوایی داده شد: برای اطلاعاتی از قبیل واژهٔ بیگانه، مترادف، صورت اختصاری که به انگلیسی ضبط می‌شد، از عنوان‌های انگلیسی استفاده و قسمت نتیجه برای ثبت نتیجهٔ بحث‌ها و رأی‌گیری شورا افزوده شد و از این زمان به صورت بخش ثابت کاربرگه‌ها درآمد. برای مشخص کردن دقیق‌تر وضعیت معادل پیشنهادی گروه نیز اصطلاح نوگزیده به دو مقولهٔ قبلی افزوده شد (رک قسمت معادل‌های پیشنهادی گروه تخصصی در بند ۲ در ادامهٔ همین مطلب و بند ۴ اصول و ضوابط واژه‌گزینی، ویرایش ۳، ۱۳۸۸؛ در نمونهٔ کاربرگه).
در طی بررسی واژههای بیگانهٔ تخصصی نیز، بر اساس نیاز شورای واژه‌گزینی، اعمال تغییراتی در كاربرگه‌ها لازم دیده می‌شد. در سال ۱۳۷۸، کاربرگه وارد چهارمین دورهٔ خود شد و در ساختار آن تغییرات دیگری رخ داد: عنوان‌های کوته‌نوشت، نام تجاری، نام علمی و نماد جای عناوین انگلیسی را گرفت؛ از آنجا که هنوز زبان بیگانهٔ ثابتی مبنای کار قرار نگرفته بود، ذکر نام زبان مبدأ لازم دیده شد و مدخل اصلی نیز به دو بخش تقسیم شد که، در برابر عنوان واژه یا اصطلاح، املای فارسی واژهٔ بیگانه به همان صورتی که در متون فارسی به کار می‌رود و در مقابل ضبط بیگانه صورت لاتینی آن ذکر می‌شد. قسمتی با عنوان میزان اولویت در نظر گرفته شد که نشان‌دهندهٔ نحوهٔ اولویت‌بندی واژه‌ها در فرهنگستان بر مبنای میزان کاربرد واژه‌ها و میزان مخاطبان آنها بود و به یکی از صورت‌های زیر است: عمومی، برای واژههای بیگانه‌ای که به زبان عموم راه یافته‌اند؛ پایه، برای واژههای بیگانه‌ای که در کتاب‌های درسی مدارس و سطوح مقدماتی آموزش به کار می‌روند، مشترک علوم و فنون، واژههای تخصصی که در چند حوزهٔ علمی و در مقاطع پایهٔ دانشگاهی استفاده می‌شوند، تخصصی یک رشته که واژههای خاص هر رشته است و در مقاطع بالاتر دانشگاهی به کار می‌رود (رک راهنمای تعیین اولویت در واژه‌گزینی، ۱۳۷۷).
افزوده شدن بخش اصطلاحات وابسته به کاربرگه‌ها نیز از تغییرات عمدهٔ این دوره بود. در این بخش مجموعه‌واژه‌هایی قرار می‌گیرد که مفاهیم آنها یک شبکهٔ مفهومی را تشکیل داده باشد. شبکهٔ مفهومی نشان می‌دهد که میان این مفاهیم روابطی از قبیل کل و جزء، عام و خاص وجود دارد. بررسی و تحلیل تطبیقی مفاهیم و واژه‌ها در زبان‌ها بدون در نظر گرفتن مجموعهٔ واژههای وابسته معمولأ به خطا و بررسی مجدد واژه‌ها می‌انجامد(رک اصول و روش‌های اصطلاح‌شناسی، استاندارد ۷۰۴، ۱۳۸۲).
تغییر دیگر در این کاربرگه اختصاص بخشی برای ثبت پیشنهادهای پژوهشگران واژه‌گزینی بود که با عنوان پیشنهادهای متفرقه افزوده شد. ارائهٔ معادل پیشنهادی برای واژههای بیگانه توسط پژوهشگران که از آغاز کار گروه واژه‌گزینی شروع شده بود، در این دوره در کاربرگه‌ها نمود مشخص یافت و در دورهٔ بعد در بخش معادل‌های مطرح‌شده در گروه ادغام شد. در دورهٔ سوم، کاربرگه به کاربرگهٔ مشترک شورای واژه‌گزینی و شورای فرهنگستان تبدیل شد و به همین دلیل، اطلاعات لازم دربارهٔ نظرهای هر دو شورا در آن ثبت می‌شد(نمونه در پیوست ۴).
در سال ۱۳۷۹ تغییراتی بنیادی در کاربرگهٔ واژه‌گزینی اعمال و کاربرگه وارد دورهٔ پنجم شد. صورت انگلیسی واژه مبنای کار قرار گرفت و کاربرگه به دو ستون فارسی و انگلیسی تقسیم شد تا بر اساس نوع اطلاعی که در هر خانه باید ثبت شود، مدخل نیز به همان زبان باشد. قسمتی از اطلاعات نیز (از جمله مرجع تعریف و معادل‌های موجود در گنجواژه) به پشت کاربرگه منتقل شد. در این کاربرگه، علاوه بر اطلاعات قبلی مربوط به نام علمی و تجارتی و صورت اختصاری واژه، صورت‌های فرانسوی، آلمانی، عربی و ایتالیایی و دیگر زبان‌های لازم در زیر صورت انگلیسی ذکر می‌شد. در این دوره بخش‌های ریشه‌شناسی و هویت دستوری واژهٔ انگلیسی افزوده شد تا اطلاعات مربوط به واژهٔ انگلیسی در کاربرگه وسعت یابد. همچنین بخشی برای درج دلایل رد یا قبول واژه در شورا ی واژه‌گزینی در پشت کاربرگه افزوده شد تا خلاصه‌ای از بحث‌های اعضای شورا در آن ذکر شود. با توجه به ذکر این مباحث در صورتجلسات، این بخش در دورهٔ بعد حذف شد(نمونه در پیوست ۵).
در طی سال‌های ۷۹ تا ۸۳، کاربرگه دو دورهٔ دیگر نیز دستخوش تغییراتی شد که در بیشتر موارد به شکل ظاهری آن و تقدم و تأخر اطلاعات مندرج در کاربرگه مربوط بود (نمونه‌ها در پیوست‌های ۶ و ۷). تمام اطلاعات مجددأ به روی کاربرگه منتقل و از سال ۱۳۸۳، در صفحهٔ مقابل هر کاربرگه، درج تعریف واژه به زبان انگلیسی و در صورت استفاده از منابع زبان‌های دیگر، به آن زبان‌ها الزامی شد. تغییر مهم دیگری که در کاربرگهٔ دورهٔ ششم صورت گرفت، تدقیق اطلاعات واژه‌شناختی مربوط به معادل پیشنهادی بود. در این دوره، ذکر ساختواژهٔ معادل پیشنهادشده، نوع فرایند ساخت آن، مقولهٔ معنایی واژه و شاهد مثال الزامی شد که به مرور قسمت مقولهٔ معنایی حذف شد. از آن زمان تاكنون برای هر یک از واژه‌هایی که در فرهنگستان بررسی و تصویب میشود، در همین چارچوب، کاربرگه‌ای تکمیل میشود.
در ادامه، هر یک از خانه‌های کاربرگهٔ معیار تشریح شده و برای روشن‌تر شدن مطلب، نمونه‌ای از کاربرگهٔ تکمیل‌شدهٔ یکی از گروه‌های واژه‌گزینی فرهنگستان آمده است.
معرفی کاربرگه
کاربرگه چکیدهٔ مجموعه‌اطلاعاتی است که در فرایند واژه‌گزینی برای هر واژه گردآوری میشود.
كاربرگه به سه بخش عرضی و دو ستون طولی لاتین و فارسی به شرح زیر تقسیم شده است:
بخش اول:
در این بخش اطلاعات اصلی واژگانی، یعنی واژهٔ بیگانه به زبان انگلیسی و چند زبان دیگر، معادل پیشنهادی گروه تخصصی و ساختواژهٔ واژهٔ پیشنهادی درج میشود.
بخش دوم:
این بخش مربوط به اطلاعات تكمیلی دربارهٔ هر واژه، شامل هویت دستوری واژه در زبان انگلیسی، ریشه‌شناسی واژهٔ بیگانه، مترادف‌های احتمالی، مرجع تعریف، معادل‌های مطرح‌شده در گروه و واژهٔ رایج در زبان فارسی است.
بخش سوم:
در این بخش تصمیم‌های اتخاذ شده در جلسات شورای واژه‌گزینی و شورای فرهنگستان ثبت میشود. از آنجا كه لازم است به هنگام تصمیم‌گیری در جلسات، اطلاعات مربوط به واژه (واژهٔ بیگانه و معادل) در نگاه اول یكجا مشاهده شود، این بخش در ابتدای كاربرگه قرار گرفته و اطلاعات تكمیلی در بدنهٔ كاربرگه آمده است.
برای آشنایی بیشتر با هر یك از خانه‌های موجود در بخش‌های اول و دوم، ابتدا ستون لاتینی و سپس ستون فارسی كاربرگه معرفی میشود:
ستون لاتینی
واژه (term): زبان مبنا در کار واژه‌گزینی زبان انگلیسی است؛ زیرا اکثر منابع علمی مورد استفاده به این زبان نوشته شده است و بیشتر واژههای بیگانهٔ موجود در زبان علمی فارسی، واژههای انگلیسی است. بنابراین، در این خانه ابتدا صورت بریتانیایی واژهٔ انگلیسی و سپس معادل‌های فرانسوی و آلمانی و حتی‌الامكان عربی و اردو و تاجیكی واژه درج میشود. بند معادل‌های دیگر (others) به مواردی اختصاص دارد كه ذكر معادل‌هایی به زبان‌های دیگر، مثلاٌ ایتالیایی و روسی، ضرورت داشته و در اختیار باشد.
تمام صورت‌های مختلف یك واژه اعم از صورت اختصاری، نام تجاری، نام علمی، نام عامیانه در این قسمت ذکر میشود. هر یک از این اقلام ممكن است در رشته‌های مختلف كاربرد داشته باشد.
ریشه‌شناسی (etymology): ذكر اطلاعات ریشه‌شناختی واژهٔ انگلیسی این حسن را دارد كه در مواردی كه واژهٔ مأنوسی در زبان فارسی در برابر واژهٔ بیگانهٔ مورد نظر وجود ندارد، گروه میتواند با توجه به ساخت واژهٔ بیگانه و الگوبرداری از آن، معادل مناسبی در زبان فارسی برای آن بسازد. اطلاعات ریشه‌شناختی در درك معنای واژهٔ بیگانه نیز ما را یاری می‌دهد.
مترادف (synonym): مترادف(های) واژه براساس منابع معتبر ذكر میشود. ترجیح آن است كه برای این واژههای مترادف معادل فارسی انتخاب نشود، اما گاه ضرورت‌هایی موجب معادل‌گزینی برای مترادف میشود (رک بند ۷.۶ اصول و ضوابط واژه‌گزینی، ویرایش ۳، ۱۳۸۸).
مقولهٔ دستوری (grammatical category): ذکر مقولهٔ دستوری واژهٔ انگلیسی کمک می‌کند تا در گروه‌های تخصصی به هنگام معادل‌گزینی، مطابقت مقولهٔ دستوری واژهٔ انگلیسی با معادل فارسی مورد توجه قرار گیرد.
مشتقات (derivations): مشتقات واژهٔ انگلیسی و معادل‌های پیشنهادی در این قسمت ذكر میشود و از آنجا كه در اغلب موارد با افزودن وند یا افعال كمكی معادل‌های مربوط به مشتقات واژه ساخته میشود، این واژه‌ها در كاربرگهٔ جداگانه‌ای نمی‌آید و به صورت جدولی همراه با تعریف به كاربرگهٔ مربوط به مدخل اصلی پیوست، در شورا بررسی و برای معادل‌های آنها رأی‌گیری میشود. در مواردی كه معادل هر یك از مشتقات به لحاظ ساخت یا مفهوم پیچیدگی داشته باشد، كاربرگهٔ جداگانه‌ای برای آنها تنظیم میشود.
تركیبات (compounds): تركیبات واژهٔ انگلیسی و معادل‌های پیشنهادی واژه‌ها نیز معمولأ به صورت جدولی همراه با تعریف به كاربرگهٔ اصلی پیوست و برای آنها نیز رأی‌گیری میشود. اما اگر معادل هر یک از ترکیبات از نظر ساخت یا مفهوم پیچیدگی داشته باشد، کاربرگهٔ جداگانه‌ای برای آن تنظیم میشود.
واژههای وابسته (related terms): برای معادل‌یابی هر واژه لازم است به طور هم‌زمان واژه‌هایی که در همان شبکهٔ مفهومی قرار می‌گیرند استخراج و مطالعه شود. بدین‌ترتیب مجموعهٔ واژههای مربوط به یکدیگر در یک جا گردآوری و بررسی می‌شوند تا برای هر اصطلاح معادل مناسب آن انتخاب شود. این واژه‌ها گاه با مدخل اصلی اشتراك معنایی و گاه تضاد معنایی دارند و در مواردی رابطهٔ سلسله‌مراتبی، عام و خاص و کل و جزء میان آنها برقرار است.
ستون فارسی
معادل پیشنهادی گروه تخصصی: معادلی كه گروه تخصصی ساخته یا انتخاب كرده است در اینجا ذكر و نوع آن با یكی از عنوان‌های برگزیده یا نوگزیده یا نوساخته مشخص میشود.
منظور از برگزیده این است كه از میان معادل‌های موجود در زبان فارسی معادلی انتخاب شده است.
منظور از نوگزیده آن است كه واژه در زبان فارسی به معنای دیگری موجود بوده است و با توجه به عدم كاربرد آن در زبان فارسی امروز، برای بیان مفهوم جدیدی در نظر گرفته میشود.
منظور از نوساخته آن است كه گروه تخصصی واژه را براساس الگوهای ساخت واژه در زبان فارسی ساخته است.
ساخت‌واژه: در این بخش الگوی ساخت معادل فارسی ذکر میشود. ابتدا مقولهٔ دستوری واژه و در میان دو قلاب، مقولهٔ دستوری هر یک از اجزای آن ذكر میشود و سپس باتوجه‌به آنها، فرایندی كه براساس آن واژهٔ موردنظر ساخته شده است مشخص میشود. ذكر شاهد مثال برای حصول اطمینان از ساخت واژهٔ مورد نظر مطابق الگوهای واژه‌سازی در زبان فارسی است. برای الگو و فرایندهای ساختواژی بسیار معمول ذكر شاهد مثال الزامی نیست. اما اگر از ساخت نامأنوس یا نادری استفاده شده باشد، ذكر مثال ضرورت دارد.
معادل‌های موجود در زبان فارسی: در این خانه اطلاعات به‌دست‌آمده از گنجواژهٔ گروه واژه‌گزینی- که بانكی اطلاعاتی با بیش از پنج میلیون واژه و معادل فارسی آن است- و معادل‌هایی كه در دیگر فرهنگ‌ها و واژه‌نامه‌های تخصصی موجود در زبان فارسی آمده‌است ذكر و سعی میشود كه فقط معادل‌های مرتبط با مفهوم موردنظر انتخاب شود.
معادل‌های مطرح‌شده در گروه: در این قسمت همهٔ پیشنهادهایی كه هر یك از اعضا در جلسهٔ گروه تخصصی ارائه كرده‌اند ذكر میشود تا در صورت نیاز از آنها استفاده شود و در ضمن شورا با مجموعهٔ پیشنهادهای اعضای گروه آشنا شود.
واژهٔ رایج در زبان فارسی: در اینجا رایج‌ترین صورت(های) واژهٔ موردنظر در زبان فارسی ذكر میشود که ممكن است معادل فارسی رایج یا ضبط فارسی واژهٔ بیگانه یا هر دوی آنها باشد.
تعریف: در این بخش تعریف واژهٔ مورد نظر به زبان فارسی می‌آید. این تعریف ممكن است از یك فرهنگ معتبر غیر ترجمه‌ای استخراج و به فارسی ترجمه شود یا آنکه تلفیقی از تعریف‌های موجود در چند فرهنگ معتبر باشد. تمام تعریف‌هایی كه براساس آنها تعریف فارسی نوشته شده است، باید عیناً به همان زبان بیگانه، در صفحهٔ مقابل کاربرگه و با ذكر عنوان منبع ذكر شود.
مثال: در این قسمت معادل پیشنهادی گروه در یك جملهٔ فارسی ثبت‌شده در متون تخصصی یا متداولِ میان متخصصان ذکر میشود تا توانایی واژهٔ پیشنهادی برای جانشینی واژهٔ بیگانه سنجیده شود.
مراجع: در اینجا به مراجع به‌كارگرفته‌شده برای ارائهٔ تعریف به صورت مختصر اشاره میشود. فهرست کامل مراجع در ابتدای مجموعه‌ای كه به شورای واژه‌گزینی عرضه می‌گردد ذکر میشود که همان مراجع معتبری هستند كه گروه در آغاز كار خود به فرهنگستان معرفی كرده و از میان آنها تعاریف و تركیبات و مشتقات و واژههای وابسته را استخراج كرده است.
ملاحظات: هرگونه توضیحی كه گروه و نمایندگان فرهنگستان ذكر آن را ضروری می‌دانند در این قسمت درج میشود. با توجه به تصویب حدود بیست هزار واژه تا پایان سال ۱۳۸۷، یكی از اطلاعات مهمی كه در این قسمت درج میشود، مصوباتی است كه به نحوی با مدخل كاربرگه مرتبط است.
در قسمت پایانی كاربرگه نتایج اخذشده در شورای واژه‌گزینی و شورای فرهنگستان با ذكر تاریخ تصویب و نوع واژهٔ تأییدشده ذکر میشود.